Threadly voor bureaus en consultancies.

De meeste bureaus regelen klantmail op twee manieren tegelijk, en allebei lekken ze.

De eerste manier: een generiek [email protected] of [email protected] dat iedereen technisch gezien in de gaten zou moeten houden, maar in de praktijk houdt één persoon het bij. Als die persoon in een kickoff zit of op vakantie is, blijven threads liggen. Als twee mensen het wel bekijken, antwoorden ze verschillend op dezelfde mail of praten ze langs elkaar heen.

De tweede manier: klanten mailen de projectlead direct. Wat werkt, totdat de projectlead op een ander account zit, vertrekt, of gewoon vergeet de producer erbij te halen. Nu is het enige spoor van een kritisch scope-gesprek de Gmail van één persoon, en niemand anders kan het vinden zonder hem te vragen om door te sturen.

Geen van beide aanpakken schaalt voorbij ongeveer drie mensen. Met de threads zelf is niets mis. Het probleem is de zichtbaarheid.

Threadly geeft het bureau een gedeelde werkruimte waar elke klantmail zichtbaar is voor de mensen die hem moeten zien, met duidelijk eigenaarschap over wie antwoordt.

Je kunt meerdere mailboxen vanuit één werkruimte draaien — [email protected] voor new business, [email protected] voor lopende klantvragen, zelfs per-klantadressen op het Studio-plan. Mail wordt binnengeleid via één doorstuurregel vanuit je bestaande Gmail of Google Workspace. Geen MX-wijzigingen op je domein, dus aan je normale e-mailsetup verandert niets. Antwoorden gaan uit vanaf je echte adressen via SendGrid Domain Authentication, dus het antwoord van een designer aan een klant ziet eruit als een normale mail vanuit [email protected], niet vanuit een externe portal.

Binnen de thread kun je een specifieke teamgenoot toewijzen, een interne notitie achterlaten ("klant heeft v3 goedgekeurd, negeer de opmerkingen bij v2"), en eerdere threads van dezelfde klant pal naast het antwoordveld zien. Dat laatste doet er meer toe dan het klinkt: als een klant mailt over iets wat hij zes weken geleden noemde, vind je de thread van zes weken geleden zonder het scherm te verlaten.

Threadly is geen CRM en probeert dat ook niet te zijn. Maar voor de specifieke vraag "wat staat er nu open bij deze klant" — wat ongeveer alles is wat een accountmanager op een maandagochtend wil weten — doet het klantcontextpaneel het werk. Elk eerder ticket van hetzelfde e-mailadres verschijnt naast het huidige. Interne notities uit eerdere gesprekken staan er meteen bij. Je scant de historie van een klant in ongeveer de tijd die het kost om één mail te openen.

Als je echte projectmanagement nodig hebt, blijf gebruiken wat je gebruikt. Threadly doet het e-mailgedeelte.

De meeste helpdesks rekenen per seat. Voor een bureau is dat het slechtst denkbare model — elke keer dat je een junior PM of een nieuwe designer aanneemt die klantmail moet zien, gaat de rekening omhoog.

Threadly is vast per werkruimte. Team is €29/maand voor maximaal 5 seats en 2 mailboxen. Studio is €69/maand voor maximaal 15 seats en 5 mailboxen. Bij jaarbetaling gaan er twee maanden af. Elke functie zit in elk plan; het verschil is alleen hoeveel mensen en mailboxen erin passen. De proefperiode van 14 dagen vraagt niet om een creditcard. Data-opslag in de EU.

Als je onder de 15 mensen zit en je klantmail nu verspreid zit over één gedeelde Gmail en drie verschillende persoonlijke inboxen van projectleads, dan is dit de tool. Zit je boven de 15 mensen, of heb je een ITIL-achtige change-managementworkflow nodig, dan zijn we beleefd gezegd niet de tool. Zie pricing en de setup guide voor de rest.